必知的年会策划方法秘籍【教你如何策划公司年会】

北京飞月演出公司
2018-01-26
来源:原创

必知的年会策划方法秘籍【教你如何策划公司年会】


  北京演出场地的相关负责人介绍:每到年会,大家总是手忙脚乱,不知该从何抓起。今天这篇文章就是教你如何策划公司年会,那些必知的年会策划方法秘籍。


必知的年会策划方法秘籍【教你如何策划公司年会】


一、年会策划方法——分配小组


  北京演出场地的相关负责人介绍。团队协作力量大。大家聚集在一起,探讨年会策划方法。按部门或是按照人员的性格,爱好去分配小组,分配任务。做出一个人员分工表,分工要明确、具体,各任务项表述清楚,有具体时间点。

  在这里,北京演出场地的相关负责人提醒大家,分配小组任务,是最能体现团队精神的。一个好的团队绝不是随随便便将员工组合在一起,而是我们有一个共同的目标,确定小组内员工的特性与潜能,来分配小组任务,为了达到我们共同的目标,就是年会策划。


二、年会策划方法——方案撰写


  拟定年会方案,经过小组撰写,讨论,审核,公司确认之后方可发布。


方案包括:


1、三要素

时间:2018年2月28日

地点:北京某某大酒店

参加人员:公司全体员工,领导


2、预算

预算尽早申请,走审批、拨款流程。确定最终预算,是年会策划方法的第一步。


3、通知

  确认参加人员后,是否有重量级嘉宾,如有,需要邀请函确认。可制作成H5邀请函。显得更有诚意哦。

  至于员工的通知。北京演出场地的相关负责人介绍,如果企业员工较多,确认是否分批举办,明确员工在何时参加。大公司可选择制作年会微主页,年会流程通知、节目预告、现场抽奖游戏、视频直播、在线投票等版块都可以在年会微主页展现。


4、流程设计

设计年会流程,考虑时间,交通,气候等因素,都需要考虑策划。


5、优秀员工评选

  一般公司年底都有优秀员工评选(现在比较流行的是在线投票)。需要和牵头评选优秀员工的部门对接好,提前拿到优秀员工的名单。

  为了便于拍摄花絮,或者联系员工家属,让家属微信传来祝贺员工得奖的小视频;或者让家属看员工领奖时的直播。这个严格上来讲不算年会筹备工作,但是做好了是一个亮点和泪点。


三、年会策划方法——外包团队选择


  方案确定后,哪些事项需要外包的,需要提前选择。比如宣传片拍摄制作、场地舞台搭建、灯光音响、文艺演出等。


1、年会文件

视频类(企业宣传片,精彩花絮,优秀员工感言等)

音频类(主题音乐、舞蹈、歌曲配乐等)

PPT类(领导讲话稿,员工发言稿等)

图片类(年会主题图片,颁奖、抽奖背景图片等)

文档类(主持词等)


2、物料制作、采购

北京演出场地的相关负责人介绍,按照物料清单,采购、制作。如会场欢迎牌、指示牌、桌牌、易拉宝、签到墙、主背景以及年会所需道具、奖品等。


3、节目征集、编排面向公司征集节目,安排审核、彩排时间。


4、现场彩排一定要预留彩排时间,如有节目,最好安排一次带妆彩排。


四、年会策划方法——现场布置


  北京演出场地的相关负责人重点提示一下,现场音响、灯光一定要提前测试。另外,如果需要用网络,一定要提前测试网速,可以用测速软件来测试。还记得在某次大会上,酒店方给配置了一个20M的专线,可是投射大屏的时候,就是投射不了,最后一测试,实际配置的带宽1M都不够,网页都打不开。

  北京演出场地的相关负责人介绍,场地布置,布置时间,至少提前一天布置场地。

  设备布置年会所需网络,电脑、音响等;桌椅摆放,茶水,礼品到位。年会场地指引会场欢迎牌、指示牌、易拉宝等。主舞台搭建协调酒店方或广告公司完成现场主舞台及签到墙搭建。


五、年会策划方法——现场实施


  彩排、彩排,还是彩排。年会正式开始前,至少要彩排一次。这样在实施的时候才能够顺利。

  座位安排妥当、视频、PPT、音乐都正确播放,这些事都是很关键的。对于员工来讲,现场摇奖、抢红包,在合适的时间上菜,也非常重要。现场服务茶水、点心(督促酒店方完成),礼仪引导服务等(这些一般会由外包团队来完成)。

  接待服务嘉宾接待服务,需要礼仪的话提前聘请或面向公司员工征集志愿者。 暖场可以通过3D签到墙,主持人互动等调动现场氛围。PPT控制控制嘉宾演讲时间,PPT上加上演讲倒计时,或者制作时间提示牌。演讲次序、嘉宾出场次序在年会开始前应该确定好。音响、视频播放提前收集音乐、视频,编好次序,现场配合播放。


六、年会策划方法——餐饮安排


  北京演出场地的相关负责人介绍,坐席安排,餐饮安排(控制好上菜时间)。如有领导、嘉宾,最好安排几个人负责开车(不能喝酒)或者提前预定代驾服务。直播、摄影会前列好拍摄需求,安排专人负责。


  以上,就是北京演出场地的相关负责人叫大家的如何策划公司年会,那些必知的年会策划方法秘籍。

  最后提醒大家,依据我们多年的经验,筹备环节,一是要跟进各个配合部门的进度,把握各个任务项的进展情况,发现有问题的,提前想办法解决,不能因为某个事项没完成而影响整个年会的进度哦。

如有相关问题及需求,欢迎联系:15811265283


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